Wie kann sich ein Testamentsvollstrecker gegen Risiken aus seiner Tätigkeit absichern?

Neben dem o.g. Inhalt des Erstanschreibens an die Banken muss der Testamentsvollstrecker dafür sorgen, dass etwa erteilte Bankvollmachten widerrufen und Kreditkarten gesperrt werden. Andernfalls hätte ein Dritter Zugriff auf Nachlassbestandteile, obwohl diese Befugnis nur dem Testamentsvollstrecker zusteht. Das vorbezeichnete Erstanschreiben an die Banken sollte daher um folgende Zusätze ergänzt werden:

Formulierungsbeispiel „Erstanschreiben an Banken  Zusatzanweisungen“

Bitte übersenden Sie mir über alle Konten des Erblassers

• eine Kontoverdichtung für die letzten 6 Monate vor dem Tod des Erblassers sowie

• Kopien der Kontoeröffnungsanträge, evtl. vorhandener Darlehensverträge, Bürgschaften sowie etwaige Bankvollmachten und Daueraufträge.

Etwa erteilte Bankvollmachten widerrufe ich hiermit und bitte, etwaige ec-Karten oder Kreditkarten, die auf die Konten des Erblassers lauten, zu sperren. Ebenso bitte ich, mir Ihre Anzeige gemäß § 33 ErbStG in Kopie zu übermitteln. Lastschriften und Einzügen widerspreche ich auch rückwirkend.

Eine Testamentsvollstreckung zur Nachlassabwicklung erledigt sich nicht von heute auf morgen. Allein die Ermittlung (sog. Konstituierung) des Nachlasses hinsichtlich seiner Aktiva und Passiva kann sehr zeitaufwendig und langwierig sein, je nach Komplexität des Nachlasses. Auch die Ermittlung der für die Auseinandersetzung notwendigen Personen (Erbenermittlung, Vermächtnisnehmer, Nachlassgläubiger, Finanzamt, Behörden usw.) kann gehörige Zeit in Anspruch nehmen. Damit der Testamentsvollstrecker sein Amt ordnungsgemäß führen und z.B. bei Urlaub oder Krankheit sich ein Vertreter schnell in den Sachstand einarbeiten kann, ist es unerlässlich, eine genaue Dokumentation, die stetig aktualisiert werden muss, zu errichten. Die so errichtete Testamentsvollstreckerakte bildet gleichzeitig die Basis dafür, regelmäßig und bei Bedarf den Erben Informationen, Auskünfte und Rechenschaftslegungen zukommen zu lassen. Die Testamentsvollstreckerakte sollte unterteilt sein in:

• Korrespondenz mit den Erben,

• Korrespondenz mit Dritten, z.B. Banken, Gläubigern, Schuldnern, Mieter usw.,

• Korrespondenz mit dem Gericht,

• Steuerliche Angelegenheiten,

• weitere, nachlassabhängige Besonderheiten, z.B. bei Unternehmen im Nachlass.

Umgehend nach der Amtsannahme sollte der Testamentsvollstrecker einen Postnachsendeantrag stellen. Dadurch erhält er sämtlichen Schriftverkehr, der an den Erblasser gerichtet ist, woraus er entsprechende Informationen über die Nachlasszusammensetzung ableiten kann. Der Postnachsendeantrag sollte zunächst für 1/2 Jahr gestellt werden, da dann in der Regel die hauptsächliche Korrespondenz zugeleitet sein wird.

Der Testamentsvollstrecker muss ermitteln, ob der Erblasser eine Lebensversicherung zugunsten eines Dritten als Bezugsberechtigten abgeschlossen hatte. Solche Zuwendungen können, wenn sie unter Miterben erfolgt sind, bei der Auseinandersetzung nach § 2050 BGB ausgleichungspflichtig sein. Der Testamentsvollstrecker sollte aus diesem Grunde beim Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e.V., Friedrichstr. 191, 10117 Berlin, anfragen, ob der Erblasser Lebensversicherungen abgeschlossen hatte.

Eine Lebensversicherung kann in rechtlicher Hinsicht einen Vertrag zugunsten Dritter auf den Todesfall darstellen. Bei dieser Art des Vertrages liegt im Valuta-Verhältnis zwischen dem Erblasser und dem Begünstigten nicht selten eine Schenkung vor, bei der die für die Schenkung notwendige Einigung über die Unentgeltlichkeit der Zuwendung oftmals erst nach dem Tod des Erblassers zustande kommt. Unverzüglich, sobald der Testamentsvollstrecker weiß, dass eine Lebensversicherung bestand, muss er den Widerruf bei der Lebensversicherung erklären. So kann er die Lebensversicherung in den Nachlass ziehen.

Formulierungsbeispiel „Anschreiben an die Lebensversicherung“

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich zeige an, dass ich zum Testamentsvollstrecker über den Nachlass Ihres am . . . . . . verstorbenen Kunden, des Herrn . . . . . ., bestellt wurde. Eine beglaubigte Abschrift meines Testamentsvollstreckerzeugnisses schließe ich diesem Schreiben an.

Nach meinen Informationen hat der Erblasser mit Ihrer Versicherungsgesellschaft eine Lebensversicherung zugunsten von (Bezugsberechtigtem) abgeschlossen. Bitte teilen Sie mir sowohl die Höhe als auch die Fälligkeit der auszuzahlenden Versicherungssumme mit. Hinsichtlich des Bezugsrechts zugunsten des Begünstigten widerrufe ich vorsorglich einen etwa Ihnen gegenüber erteilten Auftrag des Erblassers, den Eintritt des Versicherungsfalls und die Zuwendung der Auszahlungssumme dieser Person mitzuteilen.

Weil der Testamentsvollstrecker Zugriff auf die Nachlasskonten und damit das Vermögen des Verstorbenen hat, sollte er hierfür ein eigenes Nachlasskonto errichten. Es bietet sich an, das Girokonto des Erblassers für diese Zwecke zu nutzen. Der Übersichtlichkeit halber sollten andere Girokonten aufgelöst und nur ein einziges für den Nachlass geführt werden.

Die Miterben empfinden die Tatsache, dass der Erblasser ihnen einen Testamentsvollstrecker „vorgesetzt“ hat, oft als unangenehm, wenn nicht sogar streitbegründend. Der fürsorgende Erblasser hat jedoch durch die Anordnung der Testamentsvollstreckung gerade dafür Sorge getragen, dass kein Streit unter den Miterben bei der Auseinandersetzung der Erbengemeinschaft entsteht; der Testamentsvollstrecker ist somit als „Friedensstifter“ berufen. Um dieser Funktion nachzukommen und etwa vorhandenes Misstrauen der Erben ihm gegenüber abzubauen, sollte der Testamentsvollstrecker so bald als möglich Kontakt mit den am Erbfall Beteiligten aufnehmen. In diesem Erstanschreiben sollte er bereits darlegen, welche Aufgaben er nach den Vorgaben des Erblassers zu erledigen hat, welche Rechte und Pflichten ihm das Gesetz auferlegt, welche Maßnahmen kurzfristig eingeleitet werden müssen, welche Informationen und Unterlagen er von den am Erbfall Beteiligten benötigt und – nicht zuletzt  wie sich seine Vergütungsregelung gestaltet.

Expertentipp vom Fachanwalt für Erbrecht:

Ein zielgerichtetes, freundliches und in der Sache bestimmtes, sowie zielführendes und die nächsten Schritte ankündigendes Erstanschreiben schafft in der Regel bereits eine zufriedenstellende Grundlage für die Zusammenarbeit des Testamentsvollstreckers mit den Miterben. Der psychologische Aspekt darf nicht unterschätzt werden: Je früher und ausführlicher die Miterben in die Nachlassverwaltung durch den Testamentsvollstrecker eingebunden werden, umso bereitwilliger werden diese kooperieren.

Die Erstellung des Nachlassverzeichnisses stellt eine der wichtigsten Hauptpflichten des Testamentsvollstreckers dar: Er muss allen Miterben unverzüglich nach seiner Amtsannahme ein Nachlassverzeichnis über die seiner Verwaltung unterliegenden Nachlassgegenstände sowie die ihm bekannten Nachlassschulden übermitteln. Die Übersendung muss auch ohne Aufforderung durch die Erben erfolgen.

Das Nachlassverzeichnis bildet für die Erben die Grundlage, ihre Ansprüche auf weitere Informationen, Auskunft und Rechnungslegung gegenüber dem Testamentsvollstrecker herzuleiten. Erstellt der Testamentsvollstrecker das Nachlassverzeichnis gar nicht, zu spät oder trotz Mahnung und Fristsetzung durch die Erben nicht oder nicht ordnungsgemäß, kann dies eine schuldhaft grobe Pflichtverletzung begründen (§ 2227 BGB) und eine Schadenersatzverpflichtung nach sich ziehen (§ 2219 I BGB) oder einen Grund für seine Entlassung darstellen.

Kann der Testamentsvollstrecker nicht sofort alle Nachlassaktiva und -passiva ermitteln, sollte er den Erben zunächst ein vorläufiges Verzeichnis übersenden und dieses später aktualisieren. Auch wenn zweifelhaft ist, ob bestimmte Nachlassgegenstände oder Erblasserschulden zum Nachlass gehören, sind diese dennoch im Nachlassverzeichnis aufzunehmen; hierzu sollte eine kurze Erläuterung erfolgen. Wertlose Gegenstände (z.B. persönliche Kleidungsstücke des Erblassers oder dessen persönliche Dinge), müssen nicht einzeln aufgelistet werden.

Eine Wertangabe oder Wertermittlung durch einen Gutachter ist vom Testamentsvollstrecker nicht geschuldet. Der Testamentsvollstrecker muss also nur Auskunft über den Nachlassbestand geben, nicht aber über dessen Wert. Ist ihm dies aber problemlos möglich, z.B. durch Kontoauszüge, sollte er dies zur offenen Kommunikation gegenüber den Erben allerdings tun.

Der Testamentsvollstrecker muss die Angaben bezogen auf den Zeitpunkt seiner Amtsannahme – und nicht bezogen auf den Todestag des Erblassers - angeben. Selbstverständlich macht es Sinn, wenn der Testamentsvollstrecker Veränderungen in der Nachlasszusammensetzung zwischen dem Erbfall und seiner Amtsannahme im Verzeichnis vermerkt, z.B. wenn in dieser Zeitspanne Nachlassgegenstände entnommen oder von Nachlasskonten Geld abgehoben wurde.

Das Nachlassverzeichnis ist vom Testamentsvollstrecker mit der Angabe des Tages seiner Aufnahme zu unterschreiben. Auf Wunsch der Erben ist seine Unterschrift vor einem Notar zu beglaubigen, § 2215 II BGB. Belege müssen dem Verzeichnis nicht beigefügt werden, allerdings stellt es eine ordnungsgemäße Verwaltungsmaßnahme dar, dass z.B. Kontoauszüge in Kopie dem Verzeichnis beigelegt werden.

Jeder Erbe kann verlangen, dass er zur Erstellung des Nachlassverzeichnisses hinzugezogen wird. Eine Anwesenheitspflicht besteht allerdings für den Miterben nicht. Auf dessen Verlangen hin ist der Testamentsvollstrecker allerdings verpflichtet, das Nachlassverzeichnis in amtlicher Form aufnehmen zu lassen, also durch einen Notar oder durch ein Amtsgericht.

Besteht Grund zur Annahme, dass das Nachlassverzeichnis nicht ordentlich errichtet ist, können die Erben verlangen, dass der Testamentsvollstrecker die Richtigkeit seiner Angaben im Nachlassverzeichnis an Eides statt versichert, §§ 2218 I, 666, 259, 260 BGB.

Das Nachlassverzeichnis ist den Erben zu übersenden, ebenso einem Pfändungsgläubiger oder einem Nießbrauchsberechtigten an einem Erbteil. Weil ein Pflichtteilsberechtigter oder Vermächtnisnehmer „außerhalb“ des Nachlasses stehen und nur einen Anspruch auf Erfüllung ihrer Rechte haben, erhalten diese das Nachlassverzeichnis nicht.

Verzögert oder verweigert der Testamentsvollstrecker gar die Übersendung des Nachlassverzeichnisses, können die Erben es notfalls einklagen.

Die Kosten für die Aufnahme des Nachlassverzeichnisses trägt immer der Nachlass, § 2215 V BGB. Wer hingegen die eidesstattliche Versicherung vom Testamentsvollstrecker verlangt, muss die Kosten dafür gemäß § 261 III BGB selbst bezahlen. 

Es ist die Bestandsaufnahme des Nachlasses. Sie ist eine der Kardinalspflichten des Testamentsvollstreckers. Auf der ermittelten Basis des Nachlassumfangs muss er den Nachlass abwickeln und auseinandersetzen; mit einer vollständigen und sauberen Nachlassermittlung steht und fällt die spätere Verwaltungstätigkeit und Auseinandersetzung des Testamentsvollstreckers! Er muss hierzu alle Nachlassaktiva und -passiva ermitteln, woraus sich die Hauptarbeit des Testamentsvollstreckers bei Beginn seines Amtes zwingend ergibt.

Das Gesetz legt dem Testamentsvollstrecker verschiedene Pflichten auf, da er die „Rechtsmacht“ besitzt, auf fremdes Vermögen (die Erbschaft, den Nachlass) zuzugreifen. Wenn er diese gesetzlichen Pflichten verletzt, haftet er mit seinem Privatvermögen gegenüber den Erben auf Schadenersatz gemäß § 2219 BGB. Der Pflichtenkatalog des Testamentsvollstreckers stellt sich folgendermaßen dar:

• Erstellung des Nachlassverzeichnisses: Zuerst muss der Testamentsvollstrecker den Erben unverzüglich ein Verzeichnis über die Nachlassbestandteile und etwaige Schulden des Erblassers zusenden, § 2215 BGB. Dies hat er „unverzüglich“ zu tun, was nichts anderes bedeutet, als dass er ohne schuldhaftes Zögern diese Tätigkeit durchführen muss. Das Nachlassverzeichnis muss er unverzüglich auch ohne Anforderung durch die Erben, also von sich aus, erstellen und den Erben zuleiten. Jeder Erbe kann verlangen, dass er bei der Erstellung des Verzeichnisses hinzugezogen wird. Nur schuldrechtlichen Anspruchsinhabern, also Vermächtnisnehmern oder Pflichtteilsberechtigten, darf er das Nachlassverzeichnis nicht zusenden, außer die Erben sind alle damit einverstanden.

• Auskunft und Rechenschaftspflichten: Der Testamentsvollstrecker muss den Erben gegenüber Auskunft über sein Handeln erteilen und, sobald seine Testamentsvollstreckung endet, den Erben Rechenschaft ablegen (§ 2218 i.V. mit § 666 BGB). Der Testamentsvollstrecker ist in seiner Verwaltungsbefugnis und in seinem Handeln nicht an Weisungen der Erben gebunden. Bevor er jedoch irgendwelche Rechtsgeschäfte größerer Art vornimmt (z.B. Grundstücke veräußert, größere Schulden bezahlt, Nachlassgegenstände an Miterben herausgibt usw.), sollte er sich die schriftliche Zustimmung aller Erben einholen, die dadurch gleichzeitig über seine Absichten informiert werden. Dies fördert gleichzeitig die Kommunikation und das Vertrauen zwischen den Erben und dem Testamentsvollstrecker.

• Sorgfalt bei der Nachlassverwaltung: Der Testamentsvollstrecker hat sein Amt sorgfältig und gewissenhaft zu führen und muss versuchen, das ihm anvertraute Vermögen (den Nachlass) zu vermehren und nicht lediglich erhalten, § 2216 BGB. Außer Anstands- oder Pflichtschenkungen (§ 2205 S. 3 BGB) darf der Testamentsvollstrecker aus dem Nachlass nichts verschenken. Ebenso wenig darf er Nachlassgegenstände selbst aus der Erbschaft herauskaufen (§ 181 BGB), außer ihm ist dies durch das Testament ausdrücklich erlaubt.

• Fertigung und Abgabe der Erbschaftsteuererklärung: Laut § 31 V ErbStG ist es Aufgabe des Testamentsvollstreckers, die Erbschaftsteuererklärung mit entsprechenden Formularen zu erstellen und beim Erbschaftsteuerfinanzamt einzureichen. Weil die amtlichen Vordrucke auch Fragen über etwaige Schenkungen des Erblassers zu seinen Lebzeiten an die Erben beinhalten, muss er die Erben hierüber ausdrücklich befragen; fanden solche lebzeitigen Schenkungen statt, sind sie in die Erbschaftsteuererklärung aufzunehmen. Nicht selten verschweigen Erben diese Auskünfte oder ignorieren ihre Auskunftspflicht. Damit der Testamentsvollstrecker nicht persönlich gegenüber dem Erbschaftsteuerfinanzamt in die Haftung gerät, sollte er sich eine Fristverlängerung zur Abgabe der Erbschaftsteuererklärung beim Finanzamt gewähren lassen, § 109 I AO.

• Begleichung der Erbschaftsteuer: Nach § 32 I 2 ErbStG ist es die Pflicht des Testamentsvollstreckers, die Erbschaftsteuer zu bezahlen. Um dies zu erledigen, darf er den dazu notwendigen Betrag aus dem Nachlass entnehmen. Um nicht persönlich für die Erbschaftsteuer der Erben haften zu müssen, empfiehlt es sich daher für den gewissenhaften Testamentsvollstrecker, die Nachlassgegenstände nicht unter den Erben zu verteilen oder freizugeben, z.B. Bankguthaben, bevor die Erbschaftsteuer bestandskräftig festgestellt und bezahlt ist.

Zunächst wird der Testamentsvollstrecker die Post des Erblassers sichten, selbstverständlich auch Kontounterlagen. Darin sind Hinweise auf Bankguthaben oder Bankverbindungen bereits vorgegeben. Jede vom Testamentsvollstrecker ermittelte Bank des Erblassers sollte –der Einfachheit halber- mit einem Musterschreiben angeschrieben werden. In diesem kann er die Bank über seine Verwaltungstätigkeit und Befugnisse informieren sowie um Informationen bitten. 

Formulierungsbeispiel „Erstanschreiben an Banken“

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich zeige an, dass ich zum Testamentsvollstrecker über den Nachlass Ihres am . . . . . . verstorbenen Kunden, des Herrn . . . . . ., bestellt wurde. Eine beglaubigte Abschrift meines Testamentsvollstreckerzeugnisses schließe ich diesem Schreiben an.

Ich bitte, alle in Ihrem Hause geführten Konten und Sparguthaben des Erblassers mir gegenüber zu benennen. Bitte vermerken Sie meine ausschließliche Verfügungsbefugnis über diese Konten. Sollten Ihnen weitere Bankverbindungen des Verstorbenen bei anderen Kreditinstituten bekannt sein, bitte ich ebenfalls höflichst um kurze Benachrichtigung. Bitte teilen Sie mir auch mit, ob der Erblasser in Ihrem Hause ein Schließfach oder Wertpapierdepots, gleich welcher Art, führte. Bitte vermerken Sie auch dort meine alleinige Verfügungsbefugnis.

Mit freundlichen Grüßen

Expertentipp vom Fachanwalt für Erbrecht:

Das Schreiben an die Banken sollte als Einschreiben/Rückschein versandt werden, um den Zugang nachweisen zu können.

Sollte der Erblasser Konten in der Schweiz gehabt haben, kann der Testamentsvollstrecker beim Bankenombutsmann, Postfach 18 18, CH-8028 Zürich, entsprechend nachfragen. Bei der Bundesgeschäftsstelle der Landesbausparkassen, Buschstr. 32, 53113 Bonn, kann abgefragt werden, ob der Erblasser Bausparverträge besaß.

Sobald der Testamentsvollstrecker erfahren hat, dass er mit dieser Aufgabe betraut und zu dieser ernannt wurde, muss er recht kurzfristig Entscheidungen und Sofortmaßnahmen treffen. Nicht selten sind Privatpersonen und juristische Laien mit dieser Aufgabe zunächst überfordert. Sie laufen Gefahr, dringende Handlungen zu versäumen, was in letzter Konsequenz zu einer Haftung gegenüber den Erben führen kann. Um sich zu entscheiden, ob der Testamentsvollstrecker das Amt überhaupt annimmt, muss er sich zunächst einen schnellen Überblick über die letztwilligen Verfügungen des Erblassers ebenso verschaffen, wie über alle diejenigen, die bei der Abwicklung des Erbfalls in Frage kommen, also die Erben, Vermächtnisnehmer, Gläubiger des Nachlasses usw. Nimmt er das Amt an, muss er folgende Sofortmaßnahmen ergreifen:

Weil der Testamentsvollstrecker allein die Verfügungsbefugnis über die Erbschaftsgegenstände hat, hat er auch gemäß § 2205 II BGB die Pflicht, diese in Besitz zu nehmen; dadurch wird gesichert, dass der Erbe keinen Zugriff auf die Nachlassgegenstände hat, sondern der Testamentsvollstrecker seine Tätigkeit faktisch ausüben kann. Weigert sich der Erbe, Nachlassgegenstände herauszugeben, muss der Testamentsvollstrecker eine Klage auf Herausgabe und Einräumung des Besitzes vor dem Zivilgericht erheben. Dasselbe gilt, wenn sich einzelne Erbschaftsgegenstände bei Dritten befinden. Damit der Testamentsvollstrecker nachweisen kann, welche Gegenstände er aus dem Nachlass in unmittelbaren Eigenbesitz nimmt, sollte er hierüber eine Liste anfertigen, notfalls (z.B. bei Schmuckgegenständen oder Sammlungen) auch Fotografien hinzufügen.

Oft kennt der Testamentsvollstrecker die genauen Nachlassgegenstände nicht oder nur zum Teil. Deshalb kann er nach § 260 I BGB Auskunft von jedem darüber verlangen, welche Gegenstände zum Nachlass gehören und wo sich diese befinden; im Anschluss an die Auskunft kann er die einzelnen Erbschaftsgegenstände herausverlangen. Ein Erbe kann sich gegen sein solches Herausgabeverlangen selbstverständlich verteidigen, insbesondere gegenüber dem Anspruch auf Herausgabe an den Testamentsvollstrecker. Er kann beispielsweise einwenden, dass

• ein bestimmter Nachlassgegenstand gar nicht der Testamentsvollstreckung unterliegt,

• der Testamentsvollstrecker den entsprechenden Nachlassgegenstand sofort wieder gemäß § 2217 BGB aus seiner Verwaltung freigeben müsste oder,

• der Testamentsvollstrecker den herausverlangten Gegenstand im Wege der Nachlassauseinandersetzung unverzüglich wieder dem besitzenden Erben zuteilen müsste, § 2242 BGB.